ARTICLE 0 – IDENTIFICATION DU PRESTATAIRE
Entreprise individuelle : JAŸT OFFICE MANAGEMENT – Fatima JAŸT
Siège : 101 rue Saint Sébastien – 78300 Poissy – France
SIRET : [à compléter]
Assurance Responsabilité Civile Professionnelle : [Assureur] – Police n° [à compléter]
TVA non applicable, article 293 B du Code général des impôts – micro-entreprise
Courrier électronique : contact@jayt-officemanagement.fr
Téléphone : [à compléter]
Ci-après dénommée “le Prestataire”.
ARTICLE 1 – CHAMP D’APPLICATION ET DOCUMENTS CONTRACTUELS
Les présentes Conditions Générales de Vente, ci-après les “CGV”, s’appliquent à l’ensemble des prestations réalisées par JAŸT OFFICE MANAGEMENT, exclusivement auprès de clients professionnels agissant dans le cadre de leur activité professionnelle.
Les prestations sont destinées aux entrepreneurs, indépendants, dirigeants, artisans, professions libérales, TPE, PME, associations ou toute structure agissant à des fins professionnelles.
Elles ont pour objet de définir les droits et obligations du Prestataire et du Client dans le cadre des prestations d’assistance administrative, organisationnelle, digitale, bureautique, de gestion courante, de suivi administratif, de planification, de coordination, d’assistance personnelle à dirigeant dans un cadre professionnel ou de toute mission convenue entre les Parties.
La signature d’un devis, d’un contrat, d’un bon pour accord par courrier électronique ou de tout document contractuel équivalent emporte acceptation pleine et entière des présentes CGV.
Les présentes CGV prévalent sur tout autre document émis par le Client, sauf conditions particulières expressément acceptées par écrit par le Prestataire.
En cas de contradiction entre les présentes CGV et un devis ou contrat signé entre les Parties, les dispositions particulières du devis ou du contrat prévaudront uniquement pour la mission concernée.
ARTICLE 2 – NATURE DES PRESTATIONS ET MODALITÉS D’EXÉCUTION
Le Prestataire réalise des prestations d’office management, d’assistance administrative, de gestion digitale, de coordination et d’appui organisationnel, principalement à distance.
Les prestations peuvent notamment comprendre, selon les besoins du Client et selon le devis accepté : gestion administrative courante, rédaction ou mise en forme de documents, suivi de devis et factures, relances, organisation de planning, gestion d’agenda, préparation de dossiers, appui à la communication digitale, coordination d’informations, suivi de tableaux de bord, ou toute autre mission définie par écrit entre les Parties.
Le Prestataire est tenu à une obligation de moyens. Il s’engage à réaliser les prestations avec sérieux, diligence, confidentialité et professionnalisme, sans toutefois garantir un résultat déterminé lorsque celui-ci dépend d’éléments extérieurs, de décisions du Client, de tiers, d’outils ou de plateformes externes.
Les délais indiqués au devis ou convenus entre les Parties sont donnés à titre indicatif, sauf engagement exprès écrit contraire. Les délais ne commencent à courir qu’à compter de la réception complète par le Prestataire des informations, accès, documents, validations et éléments nécessaires à l’exécution de la mission.
Les demandes urgentes peuvent être traitées sous 24 heures ouvrées, sous réserve de la disponibilité du Prestataire, de la faisabilité de la demande et de la réception préalable de l’ensemble des éléments nécessaires. Une demande urgente peut donner lieu à une facturation spécifique si celle-ci est prévue au devis ou acceptée par écrit par le Client.
Le Client s’engage à coopérer activement avec le Prestataire et à transmettre des informations exactes, complètes et actualisées. Tout retard, omission, erreur, accès incomplet, validation tardive ou absence de réponse imputable au Client suspend automatiquement les délais d’exécution et peut entraîner une facturation complémentaire, notamment en cas de mise en attente, reprise de dossier ou temps supplémentaire nécessaire.
ARTICLE 3 – TRAVAIL À DISTANCE, ACCÈS ET OUTILS COLLABORATIFS
Les prestations étant principalement réalisées à distance, le Client s’engage à fournir au Prestataire, en temps utile, l’ensemble des accès, documents, informations et validations nécessaires à la bonne exécution de la mission.
Les accès transmis par le Client doivent être strictement nécessaires à la mission confiée. Le Client reste seul responsable de la création, de la gestion, de la sécurisation, de la modification et de la révocation des accès, identifiants, mots de passe, comptes utilisateurs, droits administrateurs et autorisations qu’il met à disposition du Prestataire.
Il est recommandé au Client de privilégier des accès individualisés, temporaires, sécurisés et révocables, ainsi que des outils fiables de partage d’identifiants. Les mots de passe ne doivent pas être transmis en clair lorsque des solutions sécurisées existent.
Pour chaque mission nécessitant l’utilisation d’accès spécifiques, la liste des outils, logiciels, comptes ou plateformes mis à disposition pourra faire l’objet d’un récapitulatif écrit par courrier électronique ou tout autre support écrit convenu entre les Parties.
Le Prestataire ne saurait être tenu responsable d’une défaillance, indisponibilité, perte de données, faille de sécurité, piratage, erreur de paramétrage ou restriction d’accès affectant les outils, logiciels, plateformes, services cloud, messageries, comptes ou environnements numériques utilisés ou fournis par le Client.
Tout retard, blocage ou impossibilité d’exécution résultant d’un accès incomplet, erroné, expiré, insuffisant, non sécurisé ou non fourni par le Client suspend automatiquement les délais d’exécution, sans que la responsabilité du Prestataire puisse être engagée.
À la fin de la mission, en cas de suspension ou à tout moment sur demande du Client, il appartient au Client de modifier, désactiver ou révoquer les accès transmis au Prestataire.
ARTICLE 4 – TARIFS, PACKS, FORFAITS ET FRAIS ANNEXES
Les prestations sont facturées sur la base d’un tarif horaire, d’un forfait, d’un pack mensuel ou d’une mission définie au devis. Sauf mention contraire, le tarif horaire de référence est fixé à 55 euros nets par heure.
TVA non applicable, article 293 B du Code général des impôts.
Les forfaits ou packs mensuels correspondent à un volume d’heures ou à un périmètre de prestations défini au devis. Les heures non consommées dans le cadre d’un pack ou d’un forfait ne sont ni reportables ni remboursables, sauf accord écrit contraire entre les Parties.
Toute demande hors périmètre initial, tout ajout de mission, toute modification substantielle du brief ou toute prestation complémentaire fera l’objet d’un accord écrit préalable et d’une facturation complémentaire.
Les frais annexes nécessaires à l’exécution de la mission, notamment frais d’impression, affranchissement, achats pour le compte du Client, abonnements, licences logicielles, outils payants, frais de déplacement, frais de stationnement ou tout autre coût exceptionnel, ne sont pas inclus dans les tarifs, sauf mention contraire au devis.
Ces frais feront l’objet d’un accord préalable écrit du Client et seront refacturés au réel, sur justificatif le cas échéant.
Les déplacements au-delà de 20 kilomètres autour du siège du Prestataire sont facturés selon le barème fiscal kilométrique en vigueur, auquel peut s’ajouter la facturation de 50 % du temps de trajet, sauf accord particulier mentionné au devis.
Le Prestataire se réserve la possibilité de réviser ses tarifs une fois par an, sous réserve d’en informer le Client avec un préavis de 30 jours calendaires. Cette révision ne s’applique pas aux prestations déjà validées par devis, sauf accord contraire entre les Parties.
ARTICLE 5 – FACTURATION, PAIEMENT ET RETARDS
Les factures sont payables à réception, par virement bancaire, sauf délai différent expressément prévu au devis ou au contrat. Aucun escompte ne sera accordé en cas de paiement anticipé. Pour les packs ou forfaits mensuels, tout mois commencé est dû, sauf accord écrit contraire entre les Parties.
Pour les Clients professionnels, tout retard de paiement entraîne de plein droit, sans rappel préalable, l’application de pénalités de retard calculées sur la base du taux d’intérêt appliqué par la Banque Centrale Européenne à son opération de refinancement la plus récente, majoré de 10 points, conformément à l’article L441-10 du Code de commerce.
En sus des pénalités de retard, une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 euros est due de plein droit pour chaque facture payée en retard, conformément aux articles L441-10 et D441-5 du Code de commerce.
Lorsque les frais de recouvrement réellement exposés sont supérieurs à cette indemnité forfaitaire, le Prestataire se réserve le droit de demander une indemnisation complémentaire, sur justificatif.
En cas de défaut de paiement à l’échéance, le Prestataire pourra suspendre l’exécution des prestations 48 heures après
l’envoi d’une mise en demeure par courrier électronique à l’adresse de contact habituelle du Client, restée sans effet.
Cette suspension intervient sans préjudice de toute autre voie d’action et ne pourra être considérée comme une résiliation du fait du Prestataire.
Toute suspension de prestation pour défaut de paiement entraîne la prorogation automatique des délais d’exécution initialement prévus. Le Prestataire ne pourra être tenu responsable des conséquences directes ou indirectes de cette suspension.
ARTICLE 6 – DURÉE, RECONDUCTION ET RÉSILIATION
Les prestations ponctuelles prennent fin à l’achèvement de la mission prévue au devis.
Les packs ou forfaits mensuels sont conclus pour une durée d’un mois et sont reconduits tacitement de mois en mois, sauf mention contraire au devis ou au contrat.
Chaque Partie peut mettre fin à un pack mensuel sous réserve de respecter un préavis de 7 jours calendaires avant la fin du mois en cours. La résiliation doit être notifiée par écrit, notamment par courrier électronique.
En cas d’impayé, de manquement grave, de comportement abusif, de défaut de coopération, de non-transmission des éléments nécessaires ou de violation des présentes CGV, le Prestataire pourra résilier la prestation de plein droit après mise en demeure adressée par courrier électronique et restée sans effet pendant un délai de 48 heures ouvrées.
En cas de résiliation, quelle qu’en soit la cause, les prestations réalisées jusqu’à la date effective de fin de contrat restent dues. Les heures consommées, travaux engagés, frais validés ou frais déjà exposés par le Prestataire seront facturés au Client.
Les forfaits ou packs mensuels commencés restent dus pour le mois en cours, sauf accord écrit contraire entre les Parties.
Les heures non consommées dans le cadre d’un pack ne donnent lieu à aucun remboursement ni report.
À la fin de la mission, le Client s’engage à révoquer ou modifier sans délai l’ensemble des accès transmis au Prestataire. Le Prestataire pourra, sur demande écrite du Client, restituer les documents nécessaires à la continuité de la mission, sous réserve du paiement complet des sommes dues.
La fin de la relation contractuelle n’affecte pas les clauses destinées à survivre à la fin du contrat, notamment les clauses relatives à la confidentialité, à la responsabilité, à la propriété intellectuelle, aux données personnelles, à la preuve et au règlement des litiges.
Le Prestataire est tenu à une obligation de moyens. Il s’engage à mettre en œuvre les compétences, soins et diligences nécessaires à la bonne exécution de la mission confiée.
La responsabilité du Prestataire ne pourra être engagée qu’en cas de faute prouvée, directement imputable au Prestataire, et ayant causé un préjudice direct au Client.
La responsabilité du Prestataire est plafonnée au montant effectivement encaissé au titre de la mission concernée ou, en cas de prestations récurrentes, au montant encaissé au cours des trois derniers mois précédant le fait générateur du dommage.
Le Prestataire ne pourra être tenu responsable des retards, erreurs, omissions, pertes, blocages ou conséquences résultant :
d’informations inexactes, incomplètes ou tardives fournies par le Client ;
d’un défaut de validation ou de coopération du Client ;
d’un mauvais usage des livrables par le Client ;
d’une défaillance, indisponibilité ou erreur provenant d’un outil, logiciel, plateforme, compte, prestataire tiers ou service externe utilisé par le Client ;
d’une perte de données imputable au Client, à un tiers ou à un outil externe ;
d’une décision prise par le Client ou par un tiers sur la base des éléments transmis.
Sont expressément exclus, dans les limites autorisées par la loi, les dommages indirects tels que perte de chiffre d’affaires, perte d’exploitation, perte de chance, perte de clientèle, atteinte à l’image, préjudice commercial, interruption d’activité ou toute conséquence financière indirecte.
ARTICLE 8 – FORCE MAJEURE
Aucune des Parties ne pourra être tenue responsable d’un manquement ou retard dans l’exécution de ses obligations lorsque ce manquement ou retard résulte d’un cas de force majeure au sens de l’article 1218 du Code civil.
Sont notamment considérés comme pouvant constituer des cas de force majeure, sous réserve de l’appréciation des juridictions compétentes : panne généralisée de réseau, cyberattaque, indisponibilité majeure d’un service numérique, interruption d’électricité ou d’internet, maladie, accident, catastrophe naturelle, décision administrative, grève, incendie, épidémie, ou tout événement extérieur, imprévisible et irrésistible. Ces événements ne constitueront un cas de force
majeure que s’ils remplissent les conditions légales applicables et empêchent effectivement l’exécution normale de la prestation.
L’exécution des obligations est suspendue pendant toute la durée de l’événement de force majeure. Si l’empêchement se prolonge au-delà de 30 jours calendaires, les Parties se rapprocheront afin de convenir des suites à donner à la mission.
ARTICLE 9 – CONFIDENTIALITÉ ET DONNÉES PERSONNELLES — RGPD
Le Prestataire s’engage à respecter une stricte confidentialité concernant les informations, documents, données, accès, fichiers, échanges, éléments financiers, commerciaux, administratifs ou stratégiques dont il pourrait avoir connaissance dans le cadre de la mission.
Cette obligation de confidentialité s’applique pendant toute la durée de la relation contractuelle et se poursuit après la fin de la mission, quelle qu’en soit la cause.
Le Prestataire s’engage à ne pas divulguer les informations confidentielles du Client à des tiers non autorisés, sauf accord écrit du Client, obligation légale ou nécessité strictement liée à l’exécution de la mission.
Dans le cadre de son activité, le Prestataire peut être amené à traiter des données personnelles nécessaires à la gestion de la relation client, à l’établissement des devis, à l’exécution des prestations, à la facturation, au suivi administratif, à la comptabilité et aux échanges professionnels. Ces traitements reposent principalement sur l’exécution de mesures précontractuelles ou contractuelles, conformément à l’article 6-1-b du RGPD.
Lorsque le Client consent à recevoir une newsletter ou une lettre d’information, le traitement repose sur son consentement, conformément à l’article 6-1-a du RGPD. Le Client peut retirer son consentement à tout moment.
Les données liées à l’exécution de la mission sont conservées pendant toute la durée de la relation contractuelle, puis archivées pendant cinq ans au titre de la prescription civile. Les pièces comptables et justificatifs nécessaires aux obligations légales sont conservés pendant dix ans.
Le Client dispose, dans les conditions prévues par la réglementation applicable, d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition et, lorsque cela est applicable, d’un droit à la portabilité de ses données.
Pour exercer ses droits, le Client peut contacter le Prestataire à l’adresse suivante : contact@jayt-officemanagement.fr. Le Client peut également introduire une réclamation auprès de la CNIL.
Lorsque le Prestataire traite des données à caractère personnel pour le compte du Client, dans le cadre des instructions documentées de celui-ci, le Client demeure responsable de traitement au sens du RGPD et le Prestataire intervient en qualité de sous-traitant. La CNIL rappelle que les traitements réalisés par un sous-traitant doivent être encadrés par un contrat avec le responsable de traitement, pouvant notamment s’appuyer sur les clauses de l’article 28 du RGPD.
CONDITIONS GÉNÉRALES DE VENTE
Lorsque la nature de la mission implique que le Prestataire traite des données à caractère personnel pour le compte du Client, les Parties formaliseront, avant ou au début de la mission concernée, une annexe ou un accord de sous-traitance conforme à l’article 28 du RGPD, précisant notamment la nature des données traitées, les finalités du traitement, les catégories de personnes concernées, la durée du traitement, les mesures de sécurité applicables et les instructions documentées du Client.
Le Prestataire s’engage à traiter les données uniquement pour les besoins de la mission confiée, à respecter une obligation stricte de confidentialité, à ne pas les communiquer à des tiers non autorisés et à alerter le Client en cas d’incident de sécurité porté à sa connaissance.
Le Client demeure responsable de la licéité des données transmises, de l’information des personnes concernées, de la détermination des finalités et moyens du traitement, ainsi que de la gestion des droits des personnes concernées.
À la fin de la mission, et sous réserve des obligations légales de conservation applicables au Prestataire, les données et documents transmis par le Client pourront être restitués, supprimés ou archivés selon les instructions écrites du Client et les nécessités de preuve, de facturation ou de conservation légale.
Le Prestataire peut être amené à utiliser des outils ou prestataires techniques nécessaires à l’exécution de la mission, notamment des outils de stockage, de bureautique, de communication, de transfert de fichiers, de signature électronique ou de facturation. Le Prestataire veille à choisir des outils présentant des garanties raisonnables de sécurité et de confidentialité au regard de la nature des prestations réalisées.
ARTICLE 10 – PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE
Le Client reste propriétaire des documents, informations, données, fichiers, contenus, marques, éléments graphiques ou éléments préexistants qu’il transmet au Prestataire dans le cadre de la mission.
Le Prestataire conserve la propriété exclusive de ses méthodes, outils, modèles, matrices, procédures, supports de travail, trames, documents internes, savoir-faire, idées, processus et éléments préexistants utilisés pour les besoins de la prestation, sauf cession expresse écrite.
Les livrables spécifiquement créés pour le Client dans le cadre de la mission sont cédés ou concédés au Client uniquement après paiement complet des sommes dues, dans les limites prévues au devis ou au contrat.
La cession ou mise à disposition d’un livrable ne vaut pas cession des méthodes, modèles, outils, trames ou savoir-faire internes du Prestataire, sauf mention expresse contraire.
Le Client s’interdit de reproduire, transmettre, revendre, diffuser ou mettre à disposition de tiers les modèles, documents de travail, matrices ou outils internes du Prestataire sans autorisation écrite préalable.
ARTICLE 11 – ACCEPTATION DES LIVRABLES ET DEMANDES DE CORRECTION
Le Client dispose d’un délai de 7 jours calendaires à compter de la transmission d’un livrable pour signaler par écrit toute anomalie, erreur matérielle ou non-conformité par rapport au brief initial validé. À défaut de réserve écrite dans ce délai, le livrable est réputé accepté sans réserve.
Les demandes de correction formulées dans ce délai doivent porter exclusivement sur des anomalies, erreurs matérielles ou non-conformités par rapport aux éléments initialement validés. Toute demande nouvelle, modification de périmètre, changement d’orientation, ajout de contenu, changement de brief ou demande non prévue au devis fera l’objet d’un accord écrit préalable et pourra donner lieu à une facturation complémentaire.
ARTICLE 12 – DROIT APPLICABLE ET LITIGES
Les présentes CGV sont soumises au droit français.
En cas de difficulté, les Parties s’engagent à rechercher en priorité une solution amiable avant toute action judiciaire.
À défaut de résolution amiable, tout litige relatif à la validité, l’interprétation, l’exécution ou la cessation des présentes CGV ou d’une prestation sera soumis à la compétence exclusive du Tribunal de commerce de Versailles, sauf disposition légale impérative contraire.
ARTICLE 13 – INDÉPENDANCE DES PARTIES
Le Prestataire exerce son activité en toute autonomie et indépendance.
Il n’existe aucun lien de subordination entre le Client et le Prestataire. La relation contractuelle entre les Parties ne peut en aucun cas être interprétée comme un contrat de travail salarié, une relation d’agence, une association, une société créée de fait ou un mandat général, sauf mandat spécial expressément prévu par écrit.
Le Prestataire reste libre d’organiser son temps de travail, son lieu de travail, ses méthodes, ses outils et les modalités d’exécution de ses prestations, sous réserve du respect des engagements convenus avec le Client.
ARTICLE 14 – PREUVE ET ÉCHANGES ÉLECTRONIQUES
Les Parties conviennent que les échanges électroniques, courriers électroniques, validations par courrier électronique, devis signés, bons pour accord, signatures électroniques, confirmations écrites, messages transmis via outils collaboratifs, validations numériques et tout document échangé par voie dématérialisée ont valeur de preuve entre elles.
Les Parties reconnaissent que ces éléments peuvent être utilisés pour établir l’existence d’une commande, d’une validation, d’une modification de mission, d’une demande complémentaire, d’une acceptation de livrable, d’une mise en demeure ou de tout autre échange relatif à l’exécution de la prestation.
ARTICLE 15 – DISPOSITIONS FINALES
Si l’une des clauses des présentes CGV devait être déclarée nulle, inapplicable ou réputée non écrite, les autres clauses conserveraient leur plein effet.
Le fait pour le Prestataire de ne pas se prévaloir à un moment donné de l’une quelconque des clauses des présentes CGV ne saurait être interprété comme une renonciation à s’en prévaloir ultérieurement.
Les présentes CGV annulent et remplacent toute version antérieure
