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Politique de confidentialité

 


JAŸT OFFICE MANAGEMENT

Dernière mise à jour : [date à compléter]

La présente Politique de confidentialité a pour objet d’informer les utilisateurs du site jayt-officemanagement.fr sur la manière dont leurs données personnelles peuvent être collectées, utilisées, conservées et protégées par JAŸT OFFICE MANAGEMENT.


1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données personnelles est :

JAŸT OFFICE MANAGEMENT – Fatima JAŸT
Entrepreneur individuel
Siège : 101 rue Saint Sébastien – 78300 Poissy – France
SIRET : 79995129800030
Courrier électronique : contact@jayt-officemanagement.fr
Téléphone : [à compléter]

2. Données personnelles collectées

Dans le cadre de l’utilisation du site et des échanges avec JAŸT OFFICE MANAGEMENT, les données suivantes peuvent être collectées :


      • nom et prénom ;


      • nom de l’entreprise ;


      • fonction ou qualité professionnelle ;


      • adresse électronique ;


      • numéro de téléphone ;


      • message transmis via le formulaire de contact ;


      • informations nécessaires à l’établissement d’un devis ;


      • informations nécessaires à l’exécution d’une prestation ;


      • données de facturation ;


      • échanges professionnels par courrier électronique ;


    • données techniques liées à la navigation sur le site, lorsque des cookies ou outils de mesure d’audience sont utilisés.


Aucune donnée sensible n’est volontairement collectée via le site, sauf si l’utilisateur la transmet spontanément dans son message.

JAŸT OFFICE MANAGEMENT ne demande pas et ne collecte pas volontairement de données sensibles via le site. Il est demandé aux utilisateurs de ne pas transmettre, via le formulaire de contact ou par courrier électronique, d’informations sensibles, notamment relatives à la santé, aux opinions politiques, aux convictions religieuses, à l’origine ethnique, à la vie sexuelle ou à toute autre donnée protégée au sens du RGPD.

Si de telles informations sont transmises spontanément par l’utilisateur sans nécessité pour le traitement de sa demande, elles ne seront pas utilisées et pourront être supprimées.


3. Finalités des traitements

Les données personnelles sont collectées et utilisées pour les finalités suivantes :


      • répondre aux demandes transmises via le formulaire de contact ;


      • échanger avec les prospects et clients ;


      • organiser un appel découverte ou un rendez-vous ;


      • établir un devis ;


      • préparer, exécuter et suivre une prestation ;


      • gérer la relation commerciale ;


      • assurer le suivi administratif et comptable ;


      • émettre des factures ;


      • respecter les obligations légales, comptables et fiscales ;


      • améliorer le fonctionnement du site ;


      • assurer la sécurité du site ;


    • envoyer une lettre d’information ou une communication commerciale, uniquement si la personne y a consenti.



Chaque communication commerciale comportera un moyen simple et gratuit de se désinscrire ou de s’opposer à de nouvelles sollicitations.


4. Bases légales des traitements

Les traitements de données reposent, selon les cas, sur les bases légales suivantes :


Finalité Base légale
Réponse à une demande de contact Intérêt légitime lorsque la demande est générale ; mesures précontractuelles lorsque la demande porte sur un devis ou une prestation.
Établissement d’un devis Mesures précontractuelles
Exécution d’une prestation Exécution du contrat
Facturation et comptabilité Obligation légale
Gestion de la relation client Exécution du contrat ou intérêt légitime
Sécurité du site Intérêt légitime
Lettre d’information / newsletter Consentement

Le consentement peut être retiré à tout moment lorsque le traitement repose sur celui-ci.


5. Destinataires des données

Les données personnelles collectées sont destinées à JAŸT OFFICE MANAGEMENT.

Elles peuvent également être transmises, uniquement lorsque cela est nécessaire, aux destinataires suivants :


      • prestataires techniques du site ;


      • hébergeur du site ;


      • outils de messagerie professionnelle ;


      • outils de stockage ou de partage de fichiers ;


      • outils de prise de rendez-vous ;


      • outils de facturation ;


      • expert-comptable, le cas échéant ;


    • administrations ou autorités compétentes, uniquement en cas d’obligation légale.


JAŸT OFFICE MANAGEMENT veille à ne transmettre que les données strictement nécessaires à la finalité concernée.

Les données personnelles ne sont ni vendues, ni louées, ni cédées à des tiers à des fins commerciales.


6. Transferts éventuels hors Union européenne

Les données personnelles sont principalement traitées au sein de l’Union européenne.

Toutefois, certains outils ou prestataires techniques utilisés pour le fonctionnement du site, la messagerie, le stockage, la prise de rendez-vous, la facturation, la signature électronique ou la mesure d’audience peuvent impliquer un transfert de données vers un pays situé en dehors de l’Union européenne.

Dans ce cas, JAŸT OFFICE MANAGEMENT veille à ce que ces transferts soient encadrés par des garanties appropriées conformément à la réglementation applicable, telles qu’une décision d’adéquation, des clauses contractuelles types de la Commission européenne ou tout autre mécanisme reconnu par le RGPD.


7. Durées de conservation

Les données personnelles sont conservées uniquement pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées, puis archivées lorsque cela est nécessaire pour répondre à une obligation légale, comptable, fiscale ou probatoire.

À titre indicatif :

Type de données Durée de conservation
Demande de contact sans suite Jusqu’à 3 ans à compter du dernier échange
Données prospects Jusqu’à 3 ans à compter du dernier contact actif
Données clients Pendant la durée de la relation contractuelle, puis archivage pendant 5 ans au titre de la prescription civile
Devis, contrats et échanges contractuels 5 ans à compter de la fin de la relation contractuelle
Factures et pièces comptables 10 ans conformément aux obligations légales
Données liées à une newsletter Jusqu’au retrait du consentement ou 3 ans après le dernier contact actif
Cookies de mesure d’audience Durée indiquée dans la politique de cookies ou le bandeau cookies du site


8. Sécurité et confidentialité

JAŸT OFFICE MANAGEMENT met en œuvre des mesures raisonnables afin de préserver la confidentialité, l’intégrité et la sécurité des données personnelles traitées.

Ces mesures peuvent notamment comprendre :


      • l’utilisation d’outils professionnels sécurisés ;


      • la limitation des accès aux seules personnes ou prestataires autorisés ;


      • la protection des comptes par mots de passe ;


      • la vigilance dans le partage de documents ;


      • l’utilisation d’outils de stockage ou de transfert présentant des garanties raisonnables de sécurité ;


    • la suppression ou l’archivage des données lorsque leur conservation n’est plus nécessaire.


L’utilisateur reconnaît toutefois qu’aucun système de transmission ou de stockage électronique n’est totalement exempt de risque.


9. Droits des personnes concernées

Conformément à la réglementation applicable, toute personne dispose des droits suivants sur ses données personnelles :


      • droit d’accès ;


      • droit de rectification ;


      • droit d’effacement ;


      • droit à la limitation du traitement ;


      • droit d’opposition ;


      • droit à la portabilité, lorsque cela est applicable ;


    • droit de retirer son consentement à tout moment, lorsque le traitement repose sur le consentement.


  • droit de définir des directives relatives au sort de ses données après son décès.


Ces droits peuvent être exercés dans les limites et conditions prévues par la réglementation applicable.

Pour exercer ses droits, l’utilisateur peut écrire à :

contact@jayt-officemanagement.fr

La demande devra préciser le droit exercé et permettre d’identifier la personne concernée. Une réponse sera apportée dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande, sauf cas particulier prévu par la réglementation. Ce délai peut être prolongé de deux mois en cas de demande complexe ou de demandes multiples, conformément à la réglementation applicable.


10. Réclamation auprès de la CNIL et absence de décision automatisée

Si l’utilisateur estime que ses droits ne sont pas respectés ou que le traitement de ses données n’est pas conforme à la réglementation, il peut introduire une réclamation auprès de la CNIL :

Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés
Site internet : cnil.fr

JAŸT OFFICE MANAGEMENT ne met en œuvre aucune décision entièrement automatisée produisant des effets juridiques ou significatifs à l’égard des utilisateurs du site. Aucun profilage automatisé n’est réalisé via le site.


11. Cookies et traceurs

Le site peut utiliser des cookies ou traceurs strictement nécessaires à son fonctionnement, lesquels ne nécessitent pas le consentement préalable de l’utilisateur.

Des cookies de mesure d’audience, de services tiers ou d’amélioration du site peuvent également être utilisés selon les outils installés. Lorsque ces cookies ne sont pas strictement nécessaires au fonctionnement du site, le consentement préalable de l’utilisateur est recueilli via un bandeau cookies.

L’utilisateur peut accepter, refuser ou paramétrer ses choix selon les fonctionnalités proposées par le site. Il peut modifier ses préférences à tout moment.

Le choix exprimé par l’utilisateur concernant les cookies pourra être conservé pendant une durée maximale de 6 mois, sauf durée différente imposée ou recommandée par la réglementation applicable.

Lorsque des cookies de mesure d’audience sont utilisés, leur durée de vie et la durée de conservation des données collectées sont limitées au strict nécessaire, conformément aux recommandations de la CNIL.


12. Formulaire de contact

Lorsque l’utilisateur remplit le formulaire de contact du site, les informations transmises sont utilisées uniquement pour répondre à sa demande et, le cas échéant, préparer un échange, un devis ou une prestation.

Les champs marqués comme obligatoires sont nécessaires au traitement de la demande. À défaut de renseignement, JAŸT OFFICE MANAGEMENT pourrait ne pas être en mesure de répondre correctement.


13. Modification de la Politique de confidentialité

JAŸT OFFICE MANAGEMENT se réserve le droit de modifier la présente Politique de confidentialité afin de tenir compte de l’évolution du site, des outils utilisés ou de la réglementation applicable.

La version applicable est celle publiée sur le site à la date de consultation.